Ryan Endres: Red, Yellow, Green Project status

Предыдущая статья автора - Green, Yellow, Red, Blue project status?

Большинство отчетов о состоянии проекта строятся по одному и тому же принципу. А что если для получения представления о статусе проекта использовать принцип светофора: Зеленый – все в порядке, иди; Желтый – внимание, приготовься; Красный – опасность, стой? Можно ли использовать эту терминологию, и как в таком случае определить соответствие ситуации на проекте цвету сигнала светофора?

Начнем с базовых вещей.

У нас есть старый добрый треугольник: объем работ, время выполнения и бюджет. Мы можем использовать принцип светофора отдельно для каждого из параметров. Для начала определим, какое состояние параметра в процессе разработки соответствует красному, желтому или зеленому сигналам.

Например, рассмотрим соответствие цвета состоянию для объема работ:

Зеленый – Мы выполняем запланированный объем работ в соответствии с запланированным расписанием в рамках запланированных затрат и использования ресурсов.

Желтый - Мы очевидно не можем выполнить запланированный объем работ в соответствии с запланированным расписанием в рамках запланированных затрат и использования ресурсов, однако у нас есть план, как вернуться в ‘Зеленый’ статус.

Красный - Мы не можем выполнить запланированный объем работ, и не знаем, какие действия предпринять для изменения ситуации.

Пример отслеживания ситуации по нескольким параметрам проекта в течение 4 месяцев отображен в таблице.

В некоторых организациях менеджер проекта сам определяет соответствие между цветом и состоянием параметров проекта. При этом желтый и красный цвета обязательно означают, что ситуация начинает выходить из-под контроля, и пора бить тревогу (также должно быть четкое описание, в каких случаях цвета сменяют друг друга). Существуют организации, которые используют в единой рейтинговой системе как отклонения значений показателей из проектной документации, так и результаты беседы с менеджером о текущей ситуации на проекте. В таком случае статус проекта (его цвет) определяется автоматически после обработки этих данных.

В каких еще областях управления проектом можно использовать этот принцип?

Как насчет светофора для рисков?
Например, вы используете шкалу от 1 до 5 для оценки вероятности и степени влияния какого-либо события. Если произведение этих показателей достигает определенного значения, уровень риска отмечается желтым (красным) цветом. Конечно, эта система не предназначена для замещения полноценных методологий оценки рисков, которые, безусловно, необходимо использовать для крупных проектов.

Можно ли установить светофор для ресурсов?
Вы отслеживаете использование ваших ресурсов? Если на следующий отчетный период ваш ресурс перегружен более чем на 5-9%, следует отметить его желтым цветом. Если на 10% или более, он становится красным. Эти данные легко получить, если вы ведете проект в MS Project.

Как часто необходимо это делать?
Это зависит от вашей организации и типов проектов. Возможно, у вас есть критически важные проекты, по которым вы хотите видеть обновленный статус еженедельно. Или неприоритетные проекты, для которых вас вполне устроит ежемесячное обновление. Главное, что периодичность должна быть определена при старте проекта, и я лично предпочитаю видеть ее указанной в Project Charter*.

Можно ли использовать единый светофор для всего проекта?
Это возможно, если вы разработаете формулу расчета по различным данным проекта для получения единого значения глобального показателя, используемого для определения цвета, либо оставите право назначения цвета менеджеру проекта.

Вообще, принцип светофора дает нам быстрое представление о состоянии проекта и является эффективным способом просмотра общей информации, в то время как работа менеджера и других членов команды заключается в углубленном исследовании ситуации и определении, что конкретно идет не так, и почему некоторые параметры отмечены желтым и красным цветом.

В процессе работы

Отчет о состоянии проекта на основании мониторинга данных настолько объективен, насколько правильно были собраны данные для его составления. Недавно я разговаривал со знакомой о ее работе в PMO (Project Management Office)* и концепции светофора. Она прекрасно понимала, что менеджеры в ее организации знают, как можно обмануть систему таким образом, чтобы проекты всегда внешне выглядели в зеленом цвете (например, пересохранив для отчета данные по проекту за предыдущий месяц). Таким образом, для PMO* критически важно периодически проверять реальное состояние своих проектов, чтобы быть уверенным в том, что менеджеры не пытаются “помогать” работать системе. Имеет смысл проводить ежемесячный анализ процессов управления проектами – это позволит держать менеджеров и проекты под контролем.

Вещи, которые нужно иметь в виду
Проект, дошедший до красного статуса, не является показателем несостоятельности менеджера. В данном случае это означает, что менеджер умеет управлять рисками и обращает внимание на необходимость вмешательства в процесс разработки для перемещения проекта обратно в зеленое состояние.

_____

*Термины PMBOK. Project Management Body Of Knowledge – свод знаний и правил управления проектами. Является официальным американским стандартом.

Об авторе

Ryan Endres Работает в сфере управления проектами более 13 лет. PMP, автор многочисленных публикаций, обладатель Yellow Belt Six Sigma. Руководит процессами бизнеса, в котором заняты команды из 32 стран. В 2009 году был выбран журналом InBusiness в список "40 under 40" (Мэдисон, Висконсин).

Оригинальная статья http://ryanendres.blogspot.com/2010/04/red-yellow-green-project-status.html