Ryan Endres: Too many projects... not enough resources

За последние пару месяцев я несколько раз встречался с представителями различных компаний для обсуждения их текущих проектов. Вот список вопросов, на которые я хотел получить ответы:

1. Существует ли единый список всех ваших проектов (удивительно, сколько было отрицательных ответов)?
2. Классифицируете ли вы ваши проекты, и если да, то по какому принципу?
3. Действительно ли у вас достаточно ресурсов, чтобы выполнять все ваши проекты? Если нет, почему вы пытаетесь делать их все одновременно?
4. Пересматриваете ли вы список проектов, скажем, ежеквартально, чтобы убедиться в том, что приоритеты расставлены правильно, и чтобы прекратить работы над некоторыми проектами в случае, если ситуация на рынке изменилась?
5. Находится ли этот список в публичном доступе, так, чтобы каждый сотрудник мог ознакомиться с ним (и вновь, вы были бы удивлены, сколько человек ответило “нет” ...в самом деле?)?

Ключевая вещь, которую необходимо сделать для того, чтобы заставить систему классификации работать, это составить список правильных критериев для приоритизации до начала обсуждения ваших проектов. Критерии не должны быть придуманы во время обсуждения, их необходимо определить заранее.

Список критериев может включать показатели эффективности и доходности проектов, используемых ресурсов и, наконец, параметры, которые считаются важными именно в вашей организации. Вот краткая презентация, которая была составлена на основе некоторых концепций публикаций Barbara Schrage.

More PowerPoint presentations from Marina Lukoshko

После того, как вы выполнили классификацию проектов по вашему списку критериев, необходимо провести открытое обсуждение внутри компании, чтобы убедиться в том, что все принимают эти приоритеты. Главное, что вам необходимо получить, это объективную "учетную карточку" вашей организации с точки зрения проектов, которые вы выполняете. Glen Alleman недавно опубликовал замечательную презентацию на эту тему.

То есть основная идея в том, что у вас должен быть список проектов, упорядоченный по приоритету, и документ, в котором указано, по какому принципу проекты были приоритизированы. Иначе главным и самым важным может оказаться чей-то любимый проект, который будет абсолютно не соответствовать стратегии вашей компании (я называю эту ситуацию так - “кто громче кричит, того проект и важнее”).

Об авторе

Ryan Endres Работает в сфере управления проектами более 13 лет. PMP, автор многочисленных публикаций, обладатель Yellow Belt Six Sigma. Руководит процессами бизнеса, в котором заняты команды из 32 стран. В 2009 году был выбран журналом InBusiness в список "40 under 40" (Мэдисон, Висконсин).

Оригинальная статья http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/too-many-projects-not-enough