Marina Lou: 6 шагов к эффективному рабочему дню

Оригинальная статья!

Каждый из нас когда-либо мечтал увеличить количество часов в сутках или, в крайнем случае, прикупить волшебную палочку, выполняющую хотя бы одно желание – “Хочу, чтобы все было так, как я планировал”. Вот несколько моих советов на тему того, как все успевать как не утонуть в хаосе рабочего дня.

1) Определение списка дел

В конце рабочего дня составьте список дел на завтра. Если обязательных дел нет, составьте список задач, которыми вам хотелось бы заняться. Продумайте последовательность, оцените временные затраты действий и их приоритеты.

2) Определение требуемых ресурсов

При составлении списка укажите, какие ресурсы вам будут нужны для выполнения той или иной задачи (информация от сотрудника, денежные средства, доступ к данным). Если вам необходимо что-то от другого человека, заблаговременно проинформируйте его об этом и обсудите, когда он сможет уделить вам время. Постарайтесь продумать все моменты, не зависящие от вас лично.

3) Определение последовательности действий

В начале следующего дня просмотрите список и внесите изменения в соответствии с новыми запросами и ситуациями, следуя простому правилу:
• независимые задачи, имеющие одинаковый приоритет, должны выполняться по принципу FIFO – в первую очередь выполняется та задача, которая была добавлена в список первой. Это не позволит случайно “забыть” важное дело, переключившись на новопоступившие задачи. К тому же, у вас появится возможность “в фоне” подумать о новой задаче и, возможно, видоизменить ее после выполнения текущих дел.

4) Следование плану

Все задачи в списке должны иметь временную оценку (даже самые неопределенные). Оцените, сколько времени вы готовы потратить на эту задачу сегодня. Если она не будет решена за отведенное время – перенесите ее на завтра. Строго следуйте своему плану! Это позволит не “зависнуть” над единственной задачей. Переключитесь на следующую из вашего списка.

5) Фиксация изменений и быстрое реагирование

В случае форс-мажорных обстоятельств и срочных дел, обязательно зафиксируйте новые задачи в списке, быстро оцените (насколько это возможно) временные затраты и просмотрите, какие дела из списка придется отложить на следующий день. Возможно, имеет смысл не бросаться в новое дело “с головой”, а предложить быстрое временное решение, и полноценно уделить время этой задаче завтра.

6) Анализ результатов

В конце дня просмотрите список выполненных и невыполненных дел. Проанализируйте, почему вы не успели все, что запланировали. Заведите небольшой список коротких инструкций (“Пробки на дорогах – x2 время поездки”, “Заранее бронируй комнату для переговоров!”) и повесьте на видное место возле рабочего стола.

Следование этим советам не гарантирует того, что вы будете все успевать. Но позволит спланировать рабочий день и даст четкое понимание последовательности действий. В любую минуту вы будете хорошо представлять, где находитесь относительно списка запланированных дел, что и как долго вы будете делать после текущей задачи, и кто (что) вам для этого потребуется.